簡単な会議は5分で終わるべき!先輩が言い放った1つの方法

簡単な会議は5分で終わるべき!先輩が言い放った1つの方法

ライターのおおにしこはるです。

今回は会社員なら誰でも「嫌だな~」と感じる「無駄なミーティング・会議」のことを書いてみたいと思います。

 なぜ長時間のミーティングにしてしまうのか。

気だるい月曜日が来ると恒例の「朝からミーティング」が始まります。これは個々人の予定を、伝言ゲームのように部内のメンバーに流す作業です。

私の部署は総務なので、IT系のようにPJ(プロジェクト)を組むような仕事はありません。毎日ルーティンワークに勤しむ、典型的な事務仕事です。私はその中でも暇な部類で、予定表は毎週白紙。入っているなーと思えば有休、半休の予定のみ。

予定を伝えるだけのミーティングだから、早々に終われるのに、直の上司はミーティング時間を伸ばすことに長けていて、私を入れた3名のチームメンバーは毎週のこの行事に辟易しています。

連絡事項だけなら、スケジュール表をメールで流せば済むし、集まったとしても、ものの5分で終わります。けれど、このミーティングは最低でも30分かかります。なぜ、そんなことになるか。

理由は簡単、上司の「自分語り」が始まるから。

もちろん為になる話もあります。でも、業務に関する愚痴や、同僚や先輩が患っている病気の状況などを説明し始めます。病気の話なんて、個人情報だから他人には不要な情報ですから、私たちメンバーは静かに耳をふさぎます。そんな話を平気で口にする人は、目の前にいる私たちの個人情報すら、平気で他人に話をするのだろうと単純に思います。

 無駄な時間、無駄な話→結論が出ずに終わるミーティング

これは、団塊の世代前後に起こりやすいことなのでしょうか。

私の上司は再雇用組の64歳ですから、団塊の世代の少し後の人です。そういった世代の人たちのミーティングは、決まって長時間、且つ、何も決まらないダラダラ会議です。結論が出ない国会内議論を、社内にシフトさせているだけ。賢いのか、アホなのか、てんで分かりません。

多くの仕事を抱えている人にしてみれば、こんな無駄なことに時間を費やすことに我慢ならないはず。実際「む~~~だ~~~」と毎回のように言っています。

けれど、そういう人に限って「長いものには巻かれろ」的な考えで、上司に向かって直訴しません。むしろ「そうですね、そうですね」という形で上司に同調しがちです。これ、回り回ってダラつかせている上司と一緒の「無駄な」存在ですよね。我が社は、忖度する人ばかりが集まっているようです。

単なる連絡会は立って行うと5分で終わる。

新人のころに体験したことです。あの頃に配属された部署は、IT系でした。チームメンバーの1人が言い放った言葉です。

「単なる連絡会であれば、立ってやって欲しい。それなら5分で終わる。」

チームリーダーを交えた恒例の連絡会での発言で、言われた上司は気まずい顔をしていました。新人だった私はオロオロ。気まずいまま早く終わって欲しいと願ったものです。

けれど、思い返してみたこの先輩の発言は、一理あると思います。今、私たちの週1回のミーティングは、5分、10分で済む所を30分以上かかっており、上司の無駄話に付き合っています。

けれど、立ったままのミーティングなら、5分、10分で強制的に終わるでしょう。
「立ち居ミーティング」は、人間の心理の逆を突いた良い発想だと思います。

ミーティングの時間を決めることが、大切なこと。

ダラダラミーティングは1時間、2時間、3時間…果てしなく、1日の時間を割いてしまいますし、仕事に支障が出ます。ミーティングを始める際に終了時刻を告げることは、大切だと考えられます。そして本当に5分で終わる程度の打ち合わせなら、立ち居でやっても良いのかもしれません。

日本の列車のタイムスケジュールは正確なのに、私たちはミーティングのタイムスケジュールを組むことは苦手なようです。

その辺りは、プロフェッショナルなビジネスマンから程遠いですね。

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おおにしこはる

おおにしこはる

堅め企業にいながらパラキャリに意欲を燃やす社内SE。コードを書いてサイトを作る黎明期からWEBの世界におり、フォトショからWordPressまで自在に操る。